Yasal Bilgilendirmeler

Değerli Çalışanımız,

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları kuralları düzenlemek amacıyla “6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)” 07.04.2016 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Quick Sigorta A.Ş. (“Quick Sigorta” veya “Şirket”) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla, çalışanlarımızdan elde ettiğimiz kişisel verileri KVKK’da belirtilen ve aşağıda detayları açıklanan amaçlar çerçevesinde, bu amaçlar ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak kaydedeceğimizi, depolayacağımızı, muhafaza edeceğimizi ve kanunen kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşacağımızı KVKK’nın öngördüğü şartlarda üçüncü kişilere ve şirketlere aktaracağımızı bilgilerinize sunuyoruz.

1. KVKK’ya İlişkin Tanımlamalar

KVKK’nın uygulanmasında;

• Anonim hâle getirme:Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
• Veri sahibi:Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
• Kişisel veri:Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
• Kişisel verilerin işlenmesi:Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
• Kurul:Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
• Kurum:Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
• Veri işleyen:Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
• Veri kayıt sistemi:Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
• Veri sorumlusu:Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
• Özel nitelikli kişisel veri:Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,

ifade eder.

2. Kişisel Veri Nedir? Hangi Kişisel Veriler İşlenmektedir?

Kişisel veri, kimliğinizi belirleyen veya belirlenebilir kılan her türlü bilgidir. Bu kapsamda başlıca kimlik bilgileriniz olan adınız soyadınız, T.C. kimlik numaranız olmak üzere, adres ve telefon bilgileriniz, banka hesap bilgileriniz gibi sizinle ilişkilendirilebilir her türlü bilgi“Kişisel Veri”olarak ifade edilmektedir. KVKK madde 6 uyarınca düzenlenen ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançları, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileriniz ile biyometrik ve genetik verileriniz gibi hassas nitelikli veriler ise“Özel Nitelikli Kişisel Veri”olarak ifade edilmektedir. Bu doğrultuda Kişisel Verileriniz için yapılacak açıklamalar, Özel Nitelikli Kişisel Verilerinize de kapsamaktadır.

Çalışanlara ait hizmet akdiniz tahtında işlenen ve/veya paylaşılan veriler aşağıdaki şekilde detaylandırılmıştır:

Kimlik Bilgileri:Ad soyad, T.C. kimlik numarası, nüfus cüzdanı fotokopisi, doğum yeri ve tarihi, pasaport gibi kişinin kimliğini tanıtıcı verilerdir.

İletişim Bilgileri:Telefon numarası, yerleşim yeri adresi, e-posta adresi gibi iletişim kurulmasını sağlayan verilerdir.

Finansal Bilgiler:Ücret, maaş bilgisi, banka hesap bilgisi gibi verilerdir.

Özlük Bilgileri:Meslek, unvan, bölüm, görev yeri ve görev tanımı, çalışma koşulları, saatleri, usulü ve süresi, ücret kıdem ve yan haklar, prime esas kazan ve prim tutarı, çalışma performans ve yönetim değerlendirme raporları, hedef ve performans değerlendirme sonuçları, Şirket içerisinde gerçekleştirilen disiplin soruşturma kayıtları, bordro bilgileri, tazminat raporu, belirli birimler için ses kaydı, e-mail yazışmaları gibi, özlük haklarının oluşmasına temel olan ve mesleki deneyimlerini de içerebilen her türlü kişisel veridir.

Aile üyelerine ve bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin bilgiler:Eşin evlilik cüzdanında yer alan verileri, eş, anne, baba ve çocuk ad soy-adları, doğum tarihleri, acil durumda aranacak yakının adı soyadı ve numarası, yakınlık derecesi, referans gösterilen kişilerin ad-soyadı, çalıştıkları kurum ve görev ve iletişim bilgileri gibi verilerdir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler:Kimlik belgelerinde yer verilmesi halinde din verisi, kan grubu bilgileri ile adli sicil kaydı uyarınca ceza mahkumiyetleri ve güvenlik tedbirleri bilgileri, bedeni rahatsızlıklar, daha evvel geçirilen hastalıklar, ameliyatlar, engel durumu, varsa özel sağlık sigortası için ihtiyaç duyulan (zeyil belgeleri) poliçe, rapor ve sağlık bilgileri, sağlık geçmişi, teşhis ve tedavi detayları ve tutarları.

3. Kişisel Verilerinizi Hangi Yöntem ve Hukuki Sebeplerle İşliyoruz?

Quick Sigorta, çalışanlarının Kişisel Verilerini öncelikle aşağıda yer alan hukuki sebeplere dayanarak işlemektedir:

• Açık rızanın bulunması
• Türkiye Cumhuriyeti’nde yürürlükte olan kanun ve yönetmelik hükümlerinin işlemeye izin vermesi,
• İş sözleşmesinin kurulması ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Çalışan haklarının kullanılmasının sağlanması, korunması ve yönetimi,
• Mevzuata, iş yeri ve iş kurallarına uyumun denetlenmesi,
• İşi ve iş yerini düzenleme konusundaki meşru menfaatin korunması,
• Diğer üçüncü taraflara karşı hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• İş yerinin ve Çalışanların fiziki güvenliğinin sağlanması

Quick Sigorta, söz konusu Kişisel Verileri aşağıdaki diğer hukuki sebeplerin bir veya birkaçına dayanarak da işleyebilmektedir:

• Ticari sırlarını koruyabilmesi
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızanızı açıklayamayacak durumdayken şahsınızın veya bir başkasının yaşamı veya vücut bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Kişisel verinizin tarafınızca alenileştirilmiş olması

Çalışanlara ait Kişisel Veriler, yukarıda yer alan başlıca amaç ve sebeplerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda olmak kaydıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan çeşitli yöntemler ile toplanıp işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçlarla İşlemekteyiz?

Quick Sigorta, çalışanların genel ve özel nitelikteki Kişisel Verilerini öncelikli olarak; kanunlarda açıkça öngörülen hallerde, genel nitelikteki verilerini ise ayrıca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde, Şirket’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için işlemenin zorunlu olduğu hallerde, kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirildiği hallerde, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hallerinde ve çalışanın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde, bu meşru amaçlarla sınırlı olmak üzere işlemektedir. KVKK’da yer verilen bu istisnaların varlığı halinde kişisel verilerin işlenmesi için çalışanın onay vermiş olması gerekli değildir.

Bunların dışında Quick Sigorta, çalışanların Kişisel Verilerini kendilerinde almış olduğu açık rıza kapsamında işlemektedir.

Şirket’in çalışan verilerini işlemesindeki diğer amaçları şunlardır:

• Çalışan özlük dosyasının oluşturulması,
• Pozisyona, Şirket kültürüne, genel çalışan profiline, çalışma koşullarına uygunluğun değerlendirilmesi,
• İletişimin sağlanması,
• Etkili çalışan yönetiminin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, personel yönetimi, kariyer ve organizasyonel yapılanma ve gelişim kararlarının etkin ve doğru alınabilmesi,
• Gider takibi yapılması ve bütçe oluşturulması,
• Görevlendirmelerin takip edilmesi ve belirli görevlendirmeler için gereken niteliklerin tespit edilmesi,
• Çalışanların yetkinliklerinin ve verimlerinin değerlendirilmesi ve bu doğrultuda ücret ve yan hak değerlendirmelerinin yapılması,
• Şirket’in eğitim/toplantı planı ve takiplerinin yapılması,
• Çalışanın mevzuat hükümlerine, sözleşmeden doğan yükümlülüklerine, Şirket politikalarına, müşteri memnuniyeti ilkesine ve uygulama kurallarına uyumunun takip edilmesi,
• İş güvenliğinin sağlanması, geliştirilmesi ve sürdürülmesi,
• Yönetim raporlama ihtiyacının karşılanması,
• Yasal prosedürlerle ilgili durumlar ya da hukuki tavsiye almak da dâhil olmak üzere, Şirket’in ve veri sahibinin bir çalışan olarak mevzuattan kaynaklı haklarını kullanmasının sağlanması, Şirket veya veri sahibi lehine mevzuattan kaynaklanan imtiyaz ve haklardan faydalanılabilmesi,
• Kolluk birimlerinden ve diğer kamu kuruluşlarından gelen yazılı veri taleplerinin cevaplanması,
• Şirket’in tamamının ya da bir kısmının, işletmesinin ya da Şirket grubunun herhangi bir kısmının satılmasının söz konusu olması halinde gerekli faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
• Sağlık kayıtlarının ve tıbbi raporların tutulması, depolanması ve hazırlanması (hastalık sebebiyle izinli olunan günlerin takip edilmesi, sağlık giderlerinin hesaplanması ve çalışana sağlanacak menfaatlerin yönetimi ile çalışanın işe elverişliliğin tespiti ve iş yerinde gerekli ayarlamaların yapılması amaçlarıyla),
• Disiplin soruşturmalarının yürütülmesi ve iç denetimin gerçekleştirilebilmesi,
• Çalışan devam kontrol sistemleri üzerinde şirket personelinin iş ortamında güvenlik ve operasyonun sürekliliği amacıyla takip edilmesi,
• Sistemde çalışanların kapılardan ve turnikelerden giriş çıkışlarının kontrol edilmesi, çalışma saatlerinin ayarlanması, işe giriş çıkış kayıtlarının, mola süreleri gibi yapılan iş ile ilgili tüm verilerin takibi, iş ortamı güvenliğinin sağlanması, acil durumlarda çalışanın bilgilerine ulaşılabilmesi ve kimlik doğrulamaların yapılabilmesi,
• Şirket’in taraf olduğu ticari sözleşmelerde öngörülen Şirket yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi,
• Kurumsal ilişkilerin yürütülmesi ve sürdürülebilmesi,
• Çalışma ilişkisi ile doğrudan bağlantılı veya doğrudan bağlantılı olmaksızın çalışanlara sunulan imkânlara ve yan haklara ilişkin gerekli belgelerin toplanması ve işlenmesi,
• İş ilişkisinin sona ermesinden sonra çalışan geçmişine ilişkin veri tabanının tutulması ya da uyuşmazlık halinde delil olarak kullanılması,
• Mevcut çalışanlara yeni iş fırsatları sunmaya yönelik gerekli değerlendirmenin yapılması ve işe alım/değişiklik sürecinin gerçekleştirilmesi,
• Çalışanların başka pozisyonlar için uygunluklarının değerlendirilmesi,
• Çalışanlara uygun eğitim fırsatlarının değerlendirilmesi.

5. Kişisel Verilerin Güvenliği Nasıl Sağlanmaktadır?

Quick Sigorta, Kişisel Verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya oldukça önem verir. Bu kapsamda Kişisel Verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır. Bu doğrultuda gerekli sistemsel kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenlik transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanır. Ayrıca, özel nitelikli kişisel veriler, Kurum tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması ile işlenmektedir. Çalışanlarımız, kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlere dair detaylı düzenlemelere Şirketimizin www.quicksigorta.com adresinde yayınlanan“Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”ndan ulaşabilecektir.

6. Kişisel Verilerinizi 3. Kişilere ve/veya Yurt Dışına Aktarıyor muyuz?

Quick Sigorta olarak Kişisel Verilerinizin güvenli bir şekilde muhafaza edileceğini ve hukuka aykırı bir şekilde işlenmeyeceğini taahhüt etmekteyiz.

Yukarıda belirttiğimiz hukuki sebeplerin varlığı halinde, Kişisel Verilerinizi yurt içinde yapılan ve/veya hizmet alınan iş bağlantıları, bankalar, finans kuruluşları, hukuk, vergi vb. alanlarda destek alınan danışmanlık firmaları ve belirlenen amaçlarla aktarımın gerekli olduğu diğer ilişkili taraflar ile yetkili kurum ve kuruluşlara, depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, program, bulut bilişim), ve çağrı merkezi gibi alanlarda destek aldığımız üçüncü kişilere aktarabilmekteyiz.

Ayrıca, ancak açık rızanızın alınması şartı ile işlenebilecek Kişisel Veriler ancak açık rızanıza istinaden yurt içinde iş birliği yapılan ve/veya hizmet alınan iş bağlantıları, bankalar, finans kuruluşları, hukuk, vergi vb. alanlarda destek alınan danışmanlık firmaları ve belirlenen amaçlarla aktarımın gerekli olduğu diğer ilişkili taraflar ile yetkili kurum ve kuruluşlara aktarılabilmektedir.

Ek olarak, Quick Sigorta aşağıda listelenen üçüncü kişilere, meşru amaçlar ve hukuki sınırlar çerçevesinde veri aktarımı yapabilmektedir:

• Şirket iştiraklerine, Şirket ile iştiraklerinin bağlı bulunduğu şirketler topluluğuna ve bünyesindeki şirketlere
• Vergi ve hukuk danışmanları, denetçileri, mahkeme, sözleşme ile bağlantılı avukatlara ve diğer harici profesyonel danışmanlar
• Mevzuatta belirlenen kurumlara, resmi kurumlara (Çalışma Bakanlığı, Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi, İŞKUR, Sigortacılık Eğitim Merkezi, Emniyet Müdürlüğü vb.), Bireysel emeklilik şirketlerine, SGK birimlerine,

7. Veri Sahibi Olarak Haklarınız Nedir ve Başvuru Usulü nasıldır?

i. Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız

Quick Sigorta bünyesinde işlenmekte olan verilerinize ilişkin olarak aşağıda sayılan haklarınızın bulunduğunu belirtmek isteriz:

• Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel Verileriniz işleniyorsa bunlara ilişkin bilgi edinme,
• Kişisel Verilerinizin işlenme amacının ne olduğu ve kişisel verilerinizin amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Varsa yurt içinde verilerin aktarıldığı üçüncü kişilerin kimler olduğunu ve hangi verilerin aktarıldığını öğrenme,
• İşlenen Kişisel Verilerin eksik veya yanlış olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kişisel Verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya Kişisel Verilerinizin güncelliğini kaybetmesi halinde, işlenmiş olunan Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İşlenen Kişisel Verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel Verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda yer alan başvuru usulleri ile bize iletebilirsiniz.

ii. Başvuru

Kişisel Verilerinize ilişkin taleplerinizi, aşağıda yer alan başvuru formunu doldurup yazılı olarak son bölümde belirtilen adrese elden teslimat, posta veya kargo ya da noter kanalıyla, güvenli elektronik imza ve mobil imza ile kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimize veya tarafımıza daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan elektronik posta adresiniz üzerinden info@quicksigorta.com adresi aracılığıyla başvurmak suretiyle Şirketimize iletebilirsiniz.

Quick Sigorta kendisine yöneltilen talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Taleplerinizin yerine getirilmesi sebebiyle bir maliyet doğması hâlinde yalnızca Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücretleri sizden talep edebiliriz. Başvuru formu Şirket’in ortak platformunda yer almakta olup dilediğiniz her zaman ulaşabilirsiniz.

Quick Sigorta’ya yöneltilen talepler sonucunda, talepleri kabul edebilir veya gerekçesini açıklamak suretiyle reddedebilir ve bu cevabı yazılı olarak veya elektronik ortamda talepte bulunan kişiye iletebiliriz. Talebin kabul edilmesi halinde, Quick Sigorta olarak derhal talebin gereğini yerine getirmekle yükümlüyüz.

iii. Şikâyet

Quick Sigorta’ya yöneltmiş olduğunuz taleplerin Quick Sigorta tarafından reddedilmesi, Quick Sigorta tarafından verilen cevaptan memnun kalmamanız veya cevap verilmemesi halinde, cevabın tarafınıza bildirildiği tarihten itibaren 30 gün ve cevap verilmemesi halinde 30 günlük sürenin sonundan itibaren 30 gün içerisinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

iv. Veri Sorumlusu Kimlik Bilgileri

İşbu metinde kullanılan Quick Sigorta ifadesi Türkiye’de kurulu ve aşağıda bilgileri verilen Quick Sigorta Anonim Şirketi için düzenlenmiş ve aşağıda belirtilen şirketin veri sorumlusu olduğu verilerin ilgili kişilerine hitaben düzenlenmiştir:

QUİCK SİGORTA ANONİM ŞİRKETİ

MERSİS NO: 0345024957000010

Adres: Quick Tower, İçerenköy Mah. Umut Sok. No: 10-12 Kat: 7 34752 Ataşehir - İstanbul

Telefon: 0850 755 17 55

Faks: 0212 290 30 30

KEP Adresi: quicksigorta@hs03.kep.tr